公司证照管理规定

第一章 总则

第一条 为加强公司各类证照管理，确保公司各类证照的有效性和不断升级，维护公司生产经营的正常运行，遵守国家法律法规和相关政策，特制定本规定。

第二条 本规定对公司各类证照作出明确的分类，并将证照的获取展示、保管使用、年审复核、升级等的管理作出了明确规定。

第三条 本规定仅适用于XX有限公司。

第二章 证照的分类

第四条 根据本公司现有证照情况及之后证照扩展要求，按以下情况分为三大类：

一、第一类证照，为公司企业所有证件，包括各类权证、企业资质证和经营许可证，具体如下：

1．权证类，即由政府职能部门核准或颁发的权属证明，包括国土使用权证、房屋产权证、他项权证及企业有价证券。

2．资质类，即企业资质类证明等，包括资质等级证、安全生产许可证、行业生产经营许可相关证件：如压力容器制造许可证、压力管道安装许可证、安全阀校验维修资格证、特种作业人员考试分级机构资格许可、三体系（质量、环境、职业健康与安全）认证证书、防爆电气设备安装修理资格证书、电气设施承装承修承试资格证及中石化颁发的维修保运资格证等。

3．经营类：即各类经营许可及金融许可类证件，包括企业法人营业执照、组织机构代码证、法人代表证明书，法人代表身份证、机动车辆准行（许）证、地税国税税务登记证、购置税完税证明及由金融部门（单位）颁发的各类有效证件如贷款卡等。

4．其它类：企业所获的各类荣誉证、牌、匾，由社会团体颁发的相关证照如会员证、理事证等。

二、第二类证照：为中石化和政府部门颁发的个人技术职称证、工人等级证及各类国证：包括造价师证、会计师证、建造师证、安全工程师证等。

三、第三类证照：即由各管理部门或专业管理机构颁发的个人上岗资格证：包括安全员证、预算员证、焊工证、起重工证、无损检测人员资格证、理化试验人员资格证、质保师证、带压堵漏人员资格证、安全阀维修校验人员资格证、电工证（含普通电工证、电工入网作业证、电工电气试验证）、仪表工检定证（含可燃气体报警器人员检定证、有毒有害气体人员检定证、压力表人员检定证）、会计证及建筑部门颁发的七大员八大证（含施工员、测量员、安全员、资料员、劳务员、质检员、材料员、实验员）。

四、第四类证照：即员工个人自行参加各类培训考试所获但与公司现有生产经营管理内容不符合或暂不需求的证件，如管理师证、计算机操作员证等。

第三章 证照的管理部门及管理职责

第五条 根据公司现有证照的情况，将证照的管理部门及管理职责规定如下：

一、经理办公室

1．负责第一类证照中的资质类和经营类证照的保管、展示、使用及财务类证照保密的管理，其中财务类证照副本可由财务部门长期借用。

2．负责并具体执行，其中公司企业法人营业执照、组织机构代码证、法人代表证书、法人身份证、法人委托证书及所属车辆的机动车辆准行（许）证等的获取、变更、年审等。

3．负责建立公司第一类证照的全部档案，制定公司年度换证、变更、升级或年审计划，有权监督和考核其它部门负责的相关证件的维护、使用、年审、变更和升级的管理。

二、财务资产部

1．负责第一类证照中权证类证照的保管、保密和使用的管理。

2．负责第一类证照中经营类：其中财务类证照（副本）的保管、保密、使用、年审、变更的管理；包括地税、国税登记证、购置税完税证明及由金融部门（单位）颁发的各类有效证件如贷款卡等。

3．负责本公司所有从事财务工作人员的会计师证（国证）、会计证的考试取证计划、注册和人员继续教育的计划和培训，根据公司需求负责在招聘拥有会计师证（国证）的社会人员时的推荐、面试；收集公司内拥有财务类证件但不从事财务工作人员的信息并建立信息档案。

4．负责本公司财务各类证照的保管使用、建立档案，制定本部门年度取证、换证计划并具体执行，公司类证照档案及计划报经理办公室备案、人员证照档案及计划报人力资源部备案。

三、生产技术部

1．负责第一类证照中资质类的资质等级证、行业生产经营许可相关证件的变更、复审及证照使用范围的管理，包括压力容器制造许可证、压力管道安装许可证、安全阀校验维修资格证、特种作业人员考试机构资格分级许可、三体系（质量、环境、职业健康与安全）认证证书、防爆电气设备安装修理资格证书、电气设施承装承修承试资格证及中石化颁发的维修保运资格证等。保存该证复印件（已盖章）。

2．负责第三类证照的建造师证（国证）的考试取证计划、注册和人员继续教育的计划和培训，根据公司需求负责在招聘拥有建造师证（国证）的社会人员时的推荐、面试；负责无损检测人员资格证、理化试验人员资格证、带压堵漏人员资格证、安全阀维修校验人员资格证、仪表工检定证（含可燃气体报警器检定人员检定证、有毒有害气体检定人员检定证、压力表检定人员检定证）、七大员八大证中的施工员、测量员、资料员、劳务员、质检员、材料员、实验员的取证、使用及人员继续教育的计划与培训。

3．负责本部门各类证照的保管使用、建立档案，制定本部门年度取证、年审、换证计划，并具体执行，其中公司类证照档案及计划报经理办公室备案，所有人员证照档案及计划报人力资源部备案，其中七大员八大证人员证件档案报安环部备案。材料员证报物装分公司和各分公司备案。

4．从人力资源部、安环部、焊培中心获得与生产技术有关第二类证照档案并予备案，包括技术人员技术职称证、工人等级证、焊工证、电工证、起重工证。根据生产需求制定年度需求计划报人力资源部办理。

四、人力资源部

1．负责公司第二类证照的评聘及保管使用（包括技术职称证、工人技能等级证及各类国证）。

2．负责建立全公司人员各类证件档案，并与公司相关管理和使用单位相互备案。

3．制定本部门所负责证件的评聘、升级、更换与继续再教育计划，并负责具体实施。

4．检查、管理、督促并考核各部门、各分公司人员证件使用、年审、更新、继续再教育情况，批准各部门或分公司提交的人员证件更新及继续再教育计划，并监督实施。

5．负责收集第四类证照的信息，并建立信息档案。

五、安环管理部

1．负责公司安全许可证的办理和延期办理及使用的管理。保存该证复印件（已盖章）。

2．负责安全工程师证（国证）的考试取证计划、注册和人员继续教育的计划和培训，根据公司需求负责在招聘拥有安全师证（国证）的社会人员时的推荐、面试；负责公司安全员证（A、B、C三类安全考核合格证）及特殊工种证件的取证、使用与人员培训和继续再教育（包括：电工作业证、电工入网作业证、电气试验证等及普焊证、起重工证、脚手架子工证）。

3．负责本部门负责的公司各类证照保管使用、建立档案，制定年度取证、换证、复审计划并具体执行。安全生产许可证档案及计划报经理办公室备案；安全工程师、安全员证、特殊工种档案及计划报人力资源部备案。叉车司机、吊车司机档案报物装分公司和各分公司备案。

4．从焊培中心获取压力容器焊工证档案，并做好本部需求的备案，根据本部需求督促相关部门按期完成相关人员证件的取证、复审和继续再教育。

六、市场经营部

1．负责全公司预算员的预算员证（含中石化颁发的预算员证和国家建委颁发的预算员证）的取证、使用和继续再教育。

2．负责公司内造价师证（国证）的考试取证计划、注册和人员继续教育的计划和培训。根据公司需求负责在招聘拥有造价师证（国证）的社会人员时的推荐、面试；

3、负责本部管理范围的造价师、预算员证的保管使用、建立档案及制定年度继续再教育计划，并将档案及再教育计划报人力资源部备案。

七、焊接培训中心

1．负责全公司焊工培训、取证、换证复审、及证照原件保管使用。证件包括：普焊证、压力容器焊工证。

2．负责公司员工压力容器焊工证的培训项目考核、取证、复审、换证。负责特种作业人员考试机构分级许可的年审、增项和升级。

3．负责协助人力资源部对焊工进行升级职业资格等级证（五级）时的培训工作。

4．负责建立全公司焊工档案（从人力资源部获取焊工职业资格等级），并制定年度焊工培训计划，并将档案及培训计划报、生产技术部及安环管理部备案。

八、物装分公司

1．负责建立本部负责的全公司材料和装备人员证件档案，制定年度取证、换证、再教育培训及证件升级计划。包括：材料员、保管员、计划员、叉车司机、吊车司机等

2．负责全公司特种车辆（如吊车、叉车、升降车）和运输车辆等的行驶许可证办理和年审，建立全公司特种车辆和运输车辆档案，并与生产技术部相互备案。

3．材料员档案从生产技术部获取，叉车司机、吊车司机档案从安环部获取。

九、各分公司

1．负责建立本分公司人员证件档案。

2．向各证件负责的相关部门提出人员年度取证、换证、再教育及证件复审等计划和要求。驻外分公司人员证件在总部所在地获取的报请总部责任部门办理，在当地的报请计划后由总部责任部门去当地协助办理。

3．负责本部机动车辆和特种车辆的准行（许）证的办理与年审，报物装分公司备案；特殊情况下物装分公司去当地协助分公司办理。

4．驻外分公司负责对本部所在地所办理的第一类证照的保管、展示、使用和保密的管理，制定证照年度复审计划，报请总部相关责任部门后，由相关责任部门去当地协助分公司办理。

十、公司总部各部门管理范围均含负责对驻外分公司对应各类证件的管理、指导和协助。

十一、各级单位主要负责人为证照管理第一责任人，证照专管员是证照管理的直接责任人。

第六条 证照的保管

一、第一类证照原件由经理办公室保管，其中财务类、权证类证照原件由财务资产部保管，其中财务类证照有正副本的，由经理办公室保管正本，财务部日常使用副本，其他各部门使用复印件（经理办公室加盖复印章）需使用证照原件时按手续从经理办公室借出。

二、驻外省分公司所属的第一类证照由分公司专管员保管。

三、第二类证照和第三类证照原件由各部门保管，执业印章由使用人个人执有；其中执有国证是本公司员工的资格证、上岗证原件由各负责部门专管员保管，执业印章由个人执有；外聘国师证的资格证，上岗证及执业印章均由各负责部门专管员保管。

第七条 管理要求

一、专管员建档登记项目包括：一类证应有证照名称、颁发部门、数量、登记日期、启用时间、有效期限、年审年检、副本去向等，二、三类证应有：姓名、性别、证照名称、等级、颁发部门、登记日期、取证日期、有效期限、年审年检、原证件去向等。各级专管员对建立的信息档案须进行动态管理。

二、各单位应设证照专管员或兼职专管员，各单位提出证照专管员建议名单，有管理一类证照原件的驻外分公司的专管员须公司经理办公室批准并授权后负责单位证照管理，仅有管理二、三类证照的分公司和各部门的专管员报公司人力资源部批准授权后负责单位证照管理。

三、公司经理办公室和人力资源部承担对各单位专管员进行指导和培训责任。

四、已任职专管员原则上不得随意调整，确因工作需要须调整的，须征得两主管部门同意，方可办理交接手续。

五、各部门应建立本单位的证照管理实施细则，对证照进行妥善保管，一旦发生被盗或丢失，应立即上报公司并及时补办。

第四章 证照的办理

第八条 办理职责

证照管理责任部门的主要负责人是本单位证照办理的第一责任人。

第九条 办理流程

一、第一类证照的办理

部门经办人员提出申请（附表一）→部门领导审核→单位主要负责人审批→总经理批准→经办人员按照政府有关部门要求办理。

二、第二类证照的办理

分公司或其它部门提出要求报人力资源部经办→人力资源部制定计划→人力资源部经办人员提出申请→部门领导审核→提交职称评定委员会表决→主管领导审批→总经理批准→人力资源部发放完善档案→人力资源部发放证照。

其中国证的办理：个人提出参加国证考试申请→人力资源部批准→考试合格向公司交付资格证→人力资源部办理注册手续→注册成功向个人发放执业证和执业章→完善档案→向其它部门递送证照复印件及备案。

三、第三类证照的办理

主管部门经办人员提出计划→部门领导审核→公司分管领导审批→经办人员执照政府有关部门要求办理。

第十条 年审年检

一、证照年审年检及继续再教育由各负责部门按照国家有关部门规定的时间及相关要求办理。

二、所有证照年审年检须在头一年提出计划和申请，提出申请和计划时，须留出足够的整理和整改时间。

三、各证照负责部门主要负责人为证照年审年检的第一责任人。

四、证照年审年检时，须全公司其它部门配合参与和参加年审年检的审核程序时，由责任部门提出计划，领导批准后，责任部门负责组织落实。

第十一条 管理流程

证照办理（或使用）完毕，经办人员及时履行正式交接（或归还）手续，交由证照保管（或管理）单位的专管员管理并办理交接手续。→证照的移交由单位负责人监督移交→证照交接完成后，证照专管中及时建档登记→证照复印件送相关使用单位，并留备案送交使用单位。

第五章 证照的使用

第十二条 本公司各类证照只能本公司使用，不得外借其它单位或任何团体、个人使用。

第十三条 证照使用审批流程

使用部门的经办人提出申请→经理办公室负责人审批→公司负责人审批→申请人履行借出手续。

第十四条 工作要求

一、各分公司和部门因工作需要使用公司资质类和营业类证照，从经理办公室复印（加盖章），如需使用原件，按借用手续报批后方可使用，使用范围仅限于当次报批范围，使用完毕后及时归还，再用须再次报批；借出证件一般使用副本，若需借出正本应在申请中注明。

二、使用证照复印件时，同样在申请中注明，复印件须有经理办公室专管员加盖有“与原件无异”“使用用途”和“有效期限”等内容的蓝色印章。

三、使用证照扫描件时，同时应在扫描件中加盖电子印章。

四、证照原件使用完毕后须及时归档并办理登记手续。

五、使用个人证件时，须征得相关人员同意或属相关人员工作需要方可使用。

第六章 证照变更和注销

第十五条 证照变更和注销须由单位专业部门提出，由责任部门负责办理。

第十六条 驻外分公司在当地所办的第一类证照的变更和注销，报请公司相关责任部门协助办理。

第十七条 注销证照须按政府职能部门的相关规定与要求办理。

第七章 罚则

第十八条 未及时年审年检，追究部门负责人的责任并处罚金。

第十九条 未及时建立证照档案或相关使用单位未及时备案，追究部门负责人和专管员的责任，并处罚金。

第二十条 证照使用未按规定使用，未造成损失的，追究对部门负责人或专管员及使用部门责任人的责任，并处罚金，造成损失的，相关责任人赔偿公司损失，并处罚金。

第二十一条 证照遗失，未造成损失的，由责任人承担补办费用，造成损失的赔偿损失并处罚金。

第二十二条 本规定解释权限归经理办公室。

（来源：公司章程设计）