01

会谈清单

如果要参加重要的涉外会议，有些日本企业会成立一个会议对策小组，负责提前与对方商议、确定一份“会谈事项清单”。若因时间关系来不及准备资料，双方企业可以商议拟定一份简略的会议议题，尽量提前确定会谈的主要内容。

例如，本公司的业务简介（约5分钟）；本公司的主要产品介绍（约5分钟）；本公司的新产品企划构思方案（约10分钟）；贵公司对上述新产品的看法，以及与本公司合作商讨（约30分钟）；贵公司对本公司其他业务的建议（约10分钟）。

日本企业在收到“会谈事项清单”或会议议题后，会组织相关部门进行沟通。等双方企业的初次碰头会结束后，有些日本企业还会成立一个业务小组继续跟进，该小组要保证内部会议的最终结果必须是统一各部门意见后得出，确认全体参会者对外口径一致。关于会谈事项，该小组不仅会从本企业参加的各个行业协会或咨询服务机构获得所需信息和业务指导，还会从集团内部的商业信息收集网中（其中包括关联公司和业务往来单位等企业信息）全面收集参考资料。

因为在会前，已经详细了解了“会谈事项清单”的内容，所以正式会谈时，日本企业主要是对一些重难点问题进行深入讨论。如果无法拟定出一份务实的“会谈事项清单”，日本企业是不会轻易答应进行正式会谈的。

02

预想问题

对重要的商务会议，有的日本企业规定会议对策小组必须根据“会谈事项清单”并参考其他商业信息，提前编制一份“会议预想问题清单”。经过组织多次内部沟通会议后，会议对策小组对所有预想问题不仅拟定解答方案，还会确定参会者的发言顺序，甚至组织专业团队制订“上中下”多种对策预案，以便留有周旋余地。

有些日本企业的会议记录内，记录着在历年会谈中对方参会者的主要言论内容，以及每位参会者的专长、职位变更等详细的个人信息。例如，在某次会议中，对方单位的某工程师对某问题提出了某观点，本企业的某部长就这一观点作出了解释。这些细节对了解对方的主张和预测对方有可能提出的问题有重要的参考价值。

03

收集常见问题

有些日本企业会把历年员工在会议上提出的解答方案及经验教训总结在《会议常见问题选集》里，并定期更新，形成一套有价值的商业信息数据库。对《会议常见问题选集》，有些日本企业规定被授权的企业内部参会者只能通过公司内部网络在线阅读，任何人不能打印带出这些资料；也有企业规定只能在企业内部协调会中使用，会议结束后，由专人负责收回保管，由此可见其重要性。

04

信息共享

日本企业会加入一些行业协会或企业团体，其中建立了完善的行业信息数据库及信息收集渠道，定期聘请专家写专题报告，以供所有会员参考，会员还可以互相分享商业信息。有的行业协会或企业团体不仅掌控着该行业的商品购销价格和市场游戏规则，还掌控着成员企业的商业合作伙伴的信息。如果别国企业打算在日本寻找商业合作伙伴，要先调查清楚合作对象是否真是单独与自己接洽商谈的，并且还应当了解该企业所加入的行业协会或企业团体，掌握相关的行业规则与团体成员构成等信息。

另外，在一些大中型日本企业内，总务部门每天安排专人在企业内部网络上实时更新重要的对外会议的会场安排情况，并向所有业务部门公开来访客人的信息。根据这些信息，企业部门之间可以及时交换工作信息、协调工作日程。

05

触角信息

一些日本企业对关联公司的投资比例很小，业绩也很一般，几乎没有实现投资收益。实际上，这是日本企业投资触角战略的一部分，这些关联公司是日本企业的商业信息来源之一，从中获得的商业信息对日本企业的经营战略和事业计划有重要的参考价值。一些日本公司甚至通过微利或等价采购转销的营销方式，多年维持着一部分供应商和销售客户，这些人脉也是日本公司重要的商业信息来源。

06

会前沟通

在参加涉外会议前，有些日本企业很注重企业各部门之间、与会议对方之间的会前沟通协调工作，还有企业甚至会让专业人员整理“会前沟通记录”，详细记录沟通事项的编号、类型、沟通的问题、沟通时间、对方答复要点、存在问题以及问题解决时间等内容。

07

会前访谈

如果会议双方是初次商务往来，一些日本企业会指派会议对策小组的部分成员到对方的办公地点进行一次简短的访谈，顺便实地考察。另外，日本企业注重信任感，所以他们倾向于通过熟人引荐、介绍业务合作伙伴。有时为了增强彼此的信任，介绍人还会被邀请参加双方的初次会谈，但这种情况下，会谈内容通常比较浅白。初次沟通后，访谈成员会在完成企业内部沟通与汇报的基础上，与对方继续沟通细节问题。例如，有些日本企业只有在完成信用评级与访谈评价后，才会决定是否进行正式洽谈。

08

确认清单

除了提前预约会场外，有些日本企业的会务人员会对一些细节问题采取预防措施，例如根据“会务确认清单”提前确认会议所需用品和资料的准备情况。清单中包括保密文件的注意事项、文件发放时间和顺序、资料的复印份数、座椅数量、会议设备是否运行正常，以及今后的注意事项等内容。为了保护环境，日本企业还特别注意设定空调的温度，一般情况下夏季会设定为28度，冬季设定为22度。

来源：曲军 企业管理杂志

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