目前国内中小企业约为4000万家，占国内企业总数的99%，贡献了中国60%的GDP、50%的税收和80%的城镇就业，是国民经济和社会发展的生力军。但中小企业的存活时间却不容乐观，95%的中小企业存活周期低于2.5年。

中小企业生存下去的命脉是现金流，现金流由收入-支出构成，老板都知道收入十分重要，所以通常会把精力放在销售业绩上面，但是支出呢？打仗要军需，工作需要物资（交通费，住宿费，餐饮费，宴请费，补贴费等等），这些钱花得有效吗？合理吗？投入产出比是多少？公司的日常花销都在哪里？哪些是没必要的？这些都会影响企业的利润，长此以往，就有可能会威胁到企业的生存。

中小企业有必要进行费用管理吗？

为什么中小企业不重视费用管理？一方面企业初期费用支出不多，另一方面财务处理费用支出、报销的工作量也不大。但长期下去会产生什么后果呢？容易助长虚假报销、铺张浪费等不好的风气，甚至形成一种习惯，导致后期很难管理。因此，越早进行费用管理越能防微杜渐，从初期就为企业价值观打好基础。

千里之堤，溃于蚁穴。如果企业一开始不注重费用管理，日积月累浪费掉的就是很大的一笔钱，而且还会对企业产生隐形伤害，因为你不知道钱花在了哪里，没有办法站在业务角度分析这些费用支出是否有效、哪里该优化、哪里可以砍掉，导致企业走了很长一段时间弯路才发现问题，就已经来不及了。

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中小企业费用管理具体存在哪些问题？

（一）无效支出多，企业缺乏有效管理

很多中小企业在关门的时候，都会发现自己在经营过程中浪费了很多钱。比如租用的办公室太大、高昂却没有产出的销售招待、没有产出的市场投入或者广告投入，往往决策者在决策的当下都觉得这个费用是应该发生的，或者从单笔费用是看不出任何问题的。如果没有相关系统帮助企业完成及时理性的复盘和分析，就容易为企业埋下隐患。

（二）数据质量差，老板看不懂报表

数据质量差体现在两个方面：一是费用数据繁杂，二是数据统计比较粗放。很多中小企业要么是流水账式的费用支出记录，老板没时间看也看不出什么问题；要么就是财务做的专业报表，不懂财务知识的老板很难看懂。所以一个能够让老板看得懂数据、做得出合理决策的费控软件就非常有必要。

（三）重视度不够，费用制度难规范

没有管理制度、管理规则以及相应的配套管理工具，老板就容易依赖主观直觉进行管理，有时候还会碍于情面，审批通过很多问题费用，这样反而会导致员工价值观跑偏，后面在花钱上与老板不断产生博弈。长此以往，不健康的企业文化和员工支出习惯，将成为企业的巨大风险，所以越早规范企业的费用管理看似小事，实则大事。

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如何改变中小企业费用管理困境？

企业达到一定规模的时候，就会在用人还是软件的问题上纠结。显然，对于部分低价值、简单重复性的财务工作，招人绝不是最佳选择，但从成本角度来考虑，这可能是中小企业当下最好的选择，为什么呢？一、低价值员工人力成本低；二、本地部署软件成本过高，更适合大企业。

而SaaS软件的出现正减轻了中小企业的这些负担，SaaS云上部署和租赁的方式不仅减轻了采购成本，而且对于那些财务基因薄弱的企业来说，相当于有了一套现成的费用管理经验。以每刻报销为例，我们来看看费控系统如何解决中小企业的费用管理难题。

（一）让老板看懂财务数据

每刻报销不仅能够让老板看懂数据，还能够通过多维度的数据报表、可视化分析传达出更有价值的信息。比如，报销审批的流程耗时、销售区域和个人的报销排名、各项费用支出占比情况、以及项目预算情况等等。让老板真正做到对各项花费一目了然，心中有数。

针对各行业的特色需求，每刻系统还可以自定义台账，例如在企业总分包合同较多的情况下，同一项目往往有多个合同，每刻可以统计每一个项目下的预期和实际投入产出比，让老板随时掌控项目进展与收益情况。

（二）让每一笔钱花得明明白白

费用管控有多么重要？每刻的一家客户通过每刻平台实现了精细化的费用管控后，创造了扭亏为盈的现象。对于中小企业的财务管理者来说，靠人工强制性地将费用制度规范化是有难度的，但借助工具就简单多了。

每刻报销能够让企业的每一笔支出都做到事前管控、事中检查、事后复盘。让财务记得每一笔账，都真实、有效、合规。「多维费控」功能可以搭建各种的费用标准，帮助企业提高费用管理的规范性。每刻还打通了吃、住、行等第三方商旅平台，让财务能够获取真实消费数据，为企业降低差旅成本，并且在潜移默化中提升员工的消费价值观，形成良好企业文化。

（三）让报销变得简单高效

有很多财务吐槽：“再熟练的业务员都会反复问报销规范”。在流程规范化上，每刻可以帮助企业实现完整的差旅、招待等报销自动化流程、对公采购业务流程。在员工提报销时，智能机器人会自动填写大部分信息，也会引导员工去查看或修改警告事项，减少重复沟通和被退回带来的烦恼。

对于财务来说，每刻报销可以帮财务告别简单重复性工作，比如发票自动审核查验、价税分离、自动生成凭证，减少财务出错率、降低税务风险，让财务把更多时间留给数据分析和管理决策。

中小企业的费用管理之路【获取每刻费用管理解决方案】

中小企业到底有没有必要谈费用管理？虽然中小企业在国民经济中意义重大，但大部分企业都有着十分相似的痛点与发展历程。只有当企业收入与支出达到一个动态平衡状态，才是最佳的状态，不可能收入很高，支出很低。也不可能降低支出，获取高收入。用数据来支撑决策，才是公司健康经营的正确方式。

那么，如何有效提升企业的费用管理能力呢？每刻的建议是【高价值运营者+高效管理软件】，对于中小企业的人力痛点，尽量招高价值的管理型财务人才，对于一些低价值的工作，尽量用智能软件代替。

这样做的好处是什么呢？比如，当企业规模扩大、单据量越来越大时，财务部的相关的人员就要增加，而假如你采购了一套智能费控软件，对于机器来说，审核一张单据和审核上万张单据几乎没什么区别，而且智能机器人的数据处理能力也比人工更快更精确，甚至更懂老板的需求。

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